2016 - MSP №06: Управление делами предприятия (ECM)

MSP №6: УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫМИ СЛУЧАЯМИ (ECM)

В проекте ECM Налогового управления США отсутствует стратегическое планирование, и в нем не учитывается практически завершенная Интегрированная система защиты интересов налогоплательщиков (TASIS) как быстрый результат и строительный блок для более крупного проекта ECM.

Рекомендации TAS и ответы IRS

РЕКОМЕНДАЦИЯ ТАС №6-1

Разработать свое решение ECM с нуля, активно и всесторонне привлекая всех своих сотрудников и получая от них конкретные предложения о том, как сделать процессы и процедуры более эффективными и максимизировать производительность сотрудников, чтобы обеспечить качественное обслуживание клиентов налогоплательщиков.

ОТВЕТ IRS НА РЕКОМЕНДАЦИИ: Рекомендация NTA не принята в том виде, в котором она была написана, но IRS предприняла действия для решения проблем, поднятых NTA. IRS предприняло усилия и продолжает привлекать заинтересованные стороны и других федеральных партнеров к разработке решения ECM. IRS согласна с сутью рекомендации NTA по разработке решений ECM с учетом интересов пользователей, вовлечению сотрудников на протяжении всего процесса и разработке решения для облегчения более эффективных стандартных бизнес-процессов. На протяжении всего процесса разработки решения ECM IRS вовлекает сотрудников в процесс: от участия в ключевых форумах управления до определения требований и создания плана коммуникаций ECM, который предоставит сотрудникам каналы для обмена идеями и предложениями.

Программа ECM IRS ориентирована на разработку стандартизированных, общих решений ECM, которые будут отвечать разнообразным потребностям IRS. Это может включать использование нескольких платформ для удовлетворения требований десятков бизнес-подразделений. Основываясь на принципах будущего состояния IRS, программа ECM взаимодействовала с заинтересованными сторонами IRS для разработки специфического видения программы и набора принципов проектирования, которые направляют разработку решений для повышения производительности труда сотрудников и улучшения качества обслуживания налогоплательщиков. Также важно создавать ИТ-системы, которые будут эффективными, масштабируемыми и поддерживаемыми с течением времени. Видение ECM особо подчеркивает важность расширения возможностей сотрудников для быстрого разрешения дел, предоставления высококачественных услуг налогоплательщикам и поддержки справедливого применения налогового законодательства.

Сотрудничая с ключевыми заинтересованными сторонами, программа ECM разработает стратегическую дорожную карту ECM предприятия, в которой будут изложены желаемые возможности конечного состояния. Посредством разработки этой дорожной карты будут привлечены заинтересованные стороны в сфере ИТ и бизнеса, включая TAS, для предоставления информации о желаемых бизнес-возможностях и функциях. Процесс взаимодействия с заинтересованными сторонами в сфере ИТ и бизнеса все еще находится в стадии разработки, но этот процесс станет неотъемлемой частью разработки Стратегической дорожной карты ECM предприятия, которая, в свою очередь, будет стимулировать разработку решения ECM. Для разработки ECM ИТ-отдел намерен использовать структуру федеративной группы поставки для управления решением ECM. Эта модель сотрудничества включает в себя бизнес-клиентов, офис управления программами ИТ ECM и партнеров по предоставлению ИТ-услуг в единой команде, которая ежедневно работает в партнерстве. основе.

Видение и принципы проектирования ECM, Стратегическая дорожная карта ECM предприятия и команда федеративной реализации — это три примера того, как IRS стремится поддерживать интегрированный, инклюзивный подход к решению ECM и улучшать операции IRS. На протяжении всей программы ECM IRS будет продолжать взаимодействовать с сотрудниками по мере разработки более эффективного решения ECM для обеспечения качественного обслуживания клиентов налогоплательщиков.

КОРРЕКТИРУЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ: ARCXNUMX

ОТВЕТ ТАС: Национальный защитник налогоплательщиков аплодирует IRS за ее инклюзивный подход к ECM и за взаимодействие с федеральными агентствами в рамках процесса разработки ECM. Тем не менее, она считает, что IRS следует привлечь всех своих рядовых сотрудников, подразделение за подразделением, и спросить их через мэрии и рабочие группы, что им конкретно нужно, чтобы более эффективно и результативно выполнять свою работу и обслуживать налогоплательщиков. Затем IRS может идентифицировать задачи или возможности, которые являются общими или общими, а также те, которые специфичны для конкретных бизнес-функций. Это важнейший шаг к созданию ECM-системы, которая позволит максимизировать производительность труда сотрудников и повысить эффективность, которая принесет пользу как IRS, так и налогоплательщикам.

Национальный адвокат налогоплательщиков обеспокоен тем, что, по всей видимости, IRS изучает общие возможности ECM и требует, чтобы бизнес-функции адаптировались к этим возможностям, вместо того, чтобы разрабатывать систему ECM с учетом бизнес-функций и потребностей своих сотрудников. Национальный адвокат налогоплательщиков считает, что IRS может не только узнать, что находится на рынке продуктов ECM (поскольку продукты идентифицируют общие возможности), но также определить конкретные потребности своих сотрудников. Преимущество прямого обращения ко всем непосредственным сотрудникам, сопоставления и отслеживания их ответов заключается в том, что это позволит IRS выявлять недостатки в своей текущей деловой практике и соответствующим образом корректировать ее, прежде чем приступить к программированию нового Система ЕСМ. Возможно, некоторые бизнес-практики IRS основаны на ограниченных технологиях, и в этом случае IRS может планировать изменения в бизнес-практике одновременно с внедрением новой технологии ECM. Когда TAS проходил процесс проектирования TASIS, TAS узнавал о технологических потребностях сотрудников, проводя специальные собрания в муниципалитетах или рабочих группах. TAS спрашивала всех своих сотрудников, что им нужно для эффективного выполнения своей работы, записывала их предложения и «списки пожеланий» в отношении возможностей, а затем рассматривала и отслеживала их при разработке бизнес-требований, чтобы увидеть, что мы можем сделать, если вообще что-то можем сделать, чтобы решить эту проблему. их.

ПРИНЯТЫ, ЧАСТИЧНО ПРИНЯТЫ или НЕ ПРИНЯТЫ: Частично принято

ОТКРЫТО или ЗАКРЫТО: закрыто

СРОК ДЕЙСТВИЯ (если оставить открытым): ARCXNUMX

РЕКОМЕНДАЦИЯ ТАС №6-2

Используйте TASIS и ее основополагающие разработки как часть усилий ECM, например, используя модули TASIS, адаптируемые для ECM.

ОТВЕТ IRS НА РЕКОМЕНДАЦИИ: Рекомендация NTA не принята в том виде, в котором она была написана, но IRS предприняла действия для решения проблем, поднятых NTA. TAS инициировала разработку Интегрированной системы защиты интересов налогоплательщиков (TASIS) в 2010 году при поддержке ИТ-отдела IRS и поддержки подрядчиков. Разработка TASIS Release 1 была остановлена в марте 2014 года из-за ограничений финансирования. Исследования, проведенные в 2015 и 2016 годах IRS IT, показали, что код, разработанный для первой версии TASIS, имеет очень ограниченную возможность повторного использования.

IRS использует документацию и уроки, извлеченные из TASIS, для обоснования концептуального проектирования и подхода к управлению предприятием для разработки и реализации. Эксперты в данной области, работавшие над TASIS, активно участвуют в планировании ECM. Рынок решений для управления делами значительно изменился с 2010 года, когда ИТ-отдел определил продукт COTS, используемый для разработки TASIS. Возможности, к которым стремилась TAS и которые раньше требовали индивидуальной разработки, теперь интегрированы во многие предложения продуктов. IRS инициировало ряд усилий по улучшению информирования ECM, включая запрос информации у отрасли и изучение внутреннего и внешнего опыта перехода от устаревшей системы к современной системе управления делами (включая TASIS). Эти усилия будут способствовать выбору новых продуктов или решений для поддержки ECM. Работа по разработке TASIS, проделанная на сегодняшний день, не подходит для использования в качестве основы для усилий ECM. Решение ТАСИС в том виде, в каком оно разработано, не будет удовлетворять многим нефункциональным (техническим) требованиям, в том числе связанным с кибербезопасностью, производительностью, масштабируемостью, тестированием и соответствием 508. Работа, проделанная на сегодняшний день над TASIS, не подходит для использования в качестве основы для усилий ECM. Текущее программное обеспечение несет в себе существенный «технический долг» (существенная доработка, которую необходимо провести для реализации в соответствии с замыслом) и проблемы с безопасностью.

Обновление: TASIS был разработан с использованием устаревшей версии программного продукта COTS, а исходный код не соответствует текущим практикам управления делами. Этот продукт не интегрирован с текущими инструментами и процессами разработки (например, управлением исходным кодом, тестированием и непрерывной интеграцией). Зависимость от этой старой платформы ограничивает возможности обслуживания и обновления программного обеспечения, поскольку многие компоненты были созданы специально для TASIS и теперь устарели. Решение ТАСИС в том виде, в каком оно разработано, не будет удовлетворять многим нефункциональным (техническим) требованиям, в том числе связанным с кибербезопасностью, производительностью, масштабируемостью, тестированием и соответствием 508. Работа, проделанная на сегодняшний день над TASIS, не подходит для использования в качестве основы для усилий ECM. Только 10-20% бизнес-артефактов могут служить основой для разработки ECM, а нынешнее программное обеспечение несет в себе существенный «технический долг» (существенная доработка, которую необходимо провести для реализации в соответствии с замыслом) и проблемы с безопасностью. В результате возникают серьезные опасения по поводу возможности интеграции этой системы в сложную ИТ-среду IRS, если она будет завершена так, как задумано.

КОРРЕКТИРУЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ: IRS и программа ECM планируют внедрить набор общих услуг, которые обеспечат стандартные функции управления делами и упростят будущую разработку для удовлетворения бизнес-требований TAS, используя современное программное обеспечение и стандартизированные инструменты и процессы разработки. Эти усилия позволят решить многие из проблем, перечисленных выше. Эти услуги будут разрабатываться и реализовываться по мере того, как позволят финансовые и кадровые приоритеты.

ОТВЕТ ТАС: Национальному адвокату налогоплательщиков приятно услышать, что IRS использует документацию и уроки, извлеченные из TASIS, в процессе проектирования ECM. Национальный адвокат налогоплательщиков также высоко оценивает IRS за запрос информации ECM от промышленности и изучение опыта (как внутреннего, так и внешнего) перехода от устаревших к современным системам управления делами. Хотя Национальный адвокат по налогоплательщикам понимает, что программа или код на платформе, которую Налоговое управление США выбрало для TASIS, не может быть повторно использовано для текущего проекта ECM, она утверждает, как описано выше, что процесс разработки TASIS и бизнес-требований может служить основой. для текущего проекта ECM. Более того, как уже говорилось ранее, Национальный адвокат налогоплательщиков обеспокоен тем, что IRS не признает свою роль в том, что программы TASIS устарели. Чтобы двигаться вперед в области ECM, IRS необходимо честно оценить свои ошибки, чтобы избежать их в будущем. Неспособность IRS сделать это в отношении TASIS вызывает глубокую обеспокоенность. Тем не менее, TAS надеется на сотрудничество с IRS и предоставит свой опыт в области управления делами для усилий по развитию ECM.

ПРИНЯТЫ, ЧАСТИЧНО ПРИНЯТЫ или НЕ ПРИНЯТЫ: Принято