С начала пандемии COVID-19 IRS почти на год отставала в обработке бумажных налоговых деклараций. По состоянию на 18 марта 2022 года портфель возвратов бумаги составил почти 15 миллионов. Большинство налогоплательщиков получают возмещение, поэтому задержки в обработке возвратов обычно означают задержки возврата. Задержки с возвратом средств вызвали разочарование у многих и финансовые трудности для некоторых, потенциально включая выселения, отключения коммунальных услуг и невозможность позволить себе еду и лекарства.

В других случаях неспособность налогоплательщика предоставить подтверждение текущей подачи декларации и налоговую выписку из-за задержек в обработке отрицательно повлияла на заявки на получение кредита, включая заявки на ипотеку, личные или бизнес-кредиты и даже финансовую помощь студентам.

Когда я опубликовал свой годовой отчет в январе, я сказал, что бумага — это криптонит IRS, и IRS похоронен в ней. Причина, по которой возвраты в бумажных документах настолько сложны, заключается в том, что IRS до сих пор не внедрила технологию их машинного считывания, поэтому каждая цифра в каждой бумажной декларации должна быть вручную введена сотрудником в системы IRS.

Так не должно быть. В течение последних двух десятилетий государственные налоговые органы использовали технологию сканирования для автоматизации обработки бумажных налоговых деклараций. За это время IRS рассматривало, отклоняло, предлагало, пересматривало, частично внедряло и откладывало вопрос о внедрении технологии сканирования.

Вчера я издал Директиву по защите интересов налогоплательщиков (TAD), предписывающую IRS работать с индустрией налогового программного обеспечения над внедрением двумерного штрих-кодирования к следующему сезону подачи деклараций. TAD также поручил IRS внедрить оптическое распознавание символов (OCR) или аналогичную технологию к следующему сезону подачи заявок, если это возможно, или, если нет, к следующему сезону подачи заявок. В этом блоге я представлю обзор проблемы и то, что, по моему мнению, должна сделать IRS для ее решения. Для получения дополнительной информации вы можете получить доступ к TAD здесь.

Проблема: сотрудники IRS должны вводить каждую цифру из бумажных налоговых деклараций в системы IRS.

Хотя пандемия COVID-19 вызвала задержки у некоторых налогоплательщиков, подавших свои декларации в электронном виде, подавляющее большинство длительных задержек наблюдалось у налогоплательщиков, подавших первоначальные декларации на бумажном носителе или подавших исправленные декларации, которые обычно обрабатываются как бумажные декларации. даже при подаче в электронном виде. В прошлом году IRS получило около 17 миллионов бумажных форм 1040, более 4 миллионов форм 1040-X и миллионы бумажных коммерческих деклараций.

Задержки в обработке этих отчетов являются результатом устаревшего процесса сбора данных IRS. Функция обработки представленных данных IRS сегодня напоминает то, как выглядела транскрипция данных в 1960-е годы – до информационной эпохи. Сотрудники вручную переписывают все бумажные налоговые декларации. Транскрипция состоит из нажатия каждой цифры и каждой буквы при возврате. Для среднесложного возврата может потребоваться расшифровка нескольких сотен цифр. Для более длительных возвратов с большим количеством форм и графиков количество цифр может приближаться или превышать 1,000 цифр.

В 2022 году это не просто кажется безумием. Это безумие.

Решение: внедрить технологию сканирования для машинного считывания возвратов бумаги

К счастью, существует два типа технологий сканирования, которые позволят Налоговому управлению США «машинно считывать» бумажные декларации и уменьшить необходимость ручного ввода данных. Технология сканирования ускорит обработку возвратов, существенно уменьшит или устранит ошибки транскрипции и позволит IRS переназначать сотрудников с должностей по вводу данных на другие должности, что в конечном итоге сэкономит десятки миллионов долларов на трудозатратах. В настоящее время существует два ведущих типа технологий сканирования: (i) двумерное штрих-кодирование и (ii) OCR.

Двумерное штрих-кодирование и 2 лет нерешительности IRS

Когда покупатель покупает продукт в продуктовом магазине или аптеке, продукт обычно маркируется штрих-кодом, который можно сканировать на кассе. Аналогичным образом, когда налогоплательщик готовит налоговую декларацию с помощью программного обеспечения для налоговых деклараций, компании-разработчики программного обеспечения обычно могут разместить на декларации двумерный штрих-код, который кодирует данные декларации в машиночитаемой форме. Затем IRS может отсканировать штрих-код – как это делают супермаркет или аптека – и преобразовать данные в цифровую форму, которая позволит IRS обрабатывать декларацию так же, как декларацию, поданную в электронной форме.

Технология 2-D штрих-кодирования хорошо зарекомендовала себя. В 2002 году – ровно два десятилетия назад – мы сообщили, что 17 штатов использовали двухмерное штрих-кодирование для налоговых деклараций, подготовленных с помощью программного обеспечения для налоговых деклараций, но поданных на бумажном носителе, и мы рекомендовали IRS рассмотреть возможность использования этого варианта. В то время Налоговое управление США не согласилось с нашей рекомендацией включить двумерные штрих-коды в формы 2, заявив, что это подорвет цель перехода налогоплательщиков на электронную подачу деклараций. Однако в 2 году IRS начала работать с разработчиками программного обеспечения для налоговых деклараций над двухмерным проектом для других налоговых форм, а IRS внедрила двумерное штрих-кодирование для некоторых форм, включая Таблицы K-1040.

В 2014 году IRS изменило свою позицию в отношении двумерного штрих-кодирования для форм 2, потребовав у Конгресса полномочий требовать от налогоплательщиков, которые готовят свои декларации с помощью программного обеспечения, но подают их на бумаге, распечатывать свои декларации со сканируемым двумерным штрих-кодом. В 1040 году принятая Палатой представителей версия Закона о налогоплательщиках содержала положение, требующее двумерного штрих-кодирования. К тому времени IRS снова изменила свою позицию. Нам сообщили, что Налоговое управление США потребовало исключить это положение из законодательства, чтобы дать ему возможность использовать альтернативные технологии сканирования, такие как OCR. Конгресс удалил это положение из принятой окончательной версии Закона о налогоплательщиках, но IRS до сих пор не внедрило какую-либо технологию сканирования для форм 2.

Таким образом, 20 лет после того, как более трети штатов уже использовали двумерное штрих-кодирование, 18 лет после того, как Национальный адвокат налогоплательщиков первоначально рекомендовал его для форм 1040, 8 лет после того, как Министерство финансов потребовало, чтобы Конгресс предоставил IRS полномочия предписывать двухмерное штрих-кодирование, и 4 лет после того, как Конгресс попытался предоставить эти полномочия, а IRS изменило свою позицию, налоговая система оказалась в кризисе, которого могло бы и не быть, по крайней мере в такой степени, если бы было внедрено 2-D штрих-кодирование или подобная технология.

По данным анализа TAS, 50-60% деклараций по индивидуальному подоходному налогу, представленных на бумаге и обработанных за последние два года, были подготовлены с помощью программного обеспечения для подачи налоговых деклараций, и их не нужно было бы расшифровывать, если бы были добавлены двумерные штрих-коды. Хотя IRS объявило о планах разобраться с накопившейся задолженностью до конца 2 года, неясно, сможет ли она это сделать. Внедрение двухмерного штрих-кодирования для бумажных деклараций, подаваемых начиная с января 2022 года, послужит страховкой от продолжающегося отставания в следующем году за счет сокращения притока новых бумажных деклараций, требующих расшифровки. Даже если IRS удастся справиться с накопившейся задолженностью в этом году, двухмерное штрих-кодирование сократит время обработки и затраты в будущие годы, что позволит IRS переназначить сотрудников, занимающихся обработкой заявок, для выполнения другой работы.

Технология оптического распознавания символов

OCR — это более новая технология, имеющая другие преимущества и недостатки по сравнению с двумерным штрих-кодированием. Основное преимущество заключается в том, что его можно использовать для машинного чтения. Найти бумажные декларации, в том числе декларации, составленные вручную. Основным недостатком является то, что он менее точен. Например, «1» и «7» могут выглядеть одинаково, поэтому OCR может неправильно прочитать цифру. Однако технология оптического распознавания символов по-прежнему должна быть более точной, чем ручная транскрипция данных, поскольку сотруднику не только будет так же трудно отличить «1» от «7», но и время от времени он будет по ошибке нажимать не ту клавишу. В прошлом году сотрудники IRS допустили ошибки в расшифровке примерно 22 процентов бумажных деклараций.

В ходе переговоров с налоговыми органами штатов нам сообщили, что в некоторых штатах используются как двумерное штрих-кодирование, так и OCR. Если возврат подготовлен с помощью программного обеспечения и может быть применен штрих-код, штрих-код обеспечивает почти 2-процентную точность. Если возврат не подготовлен с помощью программного обеспечения или если штрих-код не может быть прочитан (например, там, где тонер-картридж налогоплательщика закончился или штрих-код испачкался), используется оптическое распознавание текста, и, несмотря на несколько более низкий уровень точности, оно по-прежнему снижает необходимость ручной расшифровки данных и устраняет ошибки, связанные исключительно с человеческой ошибкой при нажатии неправильной клавиши.

Заключение

IRS должна быть лидером в области информационных технологий налогового администрирования, но из-за сочетания ограничений финансирования и проблем управления на протяжении многих лет это не так. Примером может служить архаичный набор данных бумажных налоговых деклараций. Двадцать лет назад по крайней мере 17 штатов автоматизировали эту задачу, но IRS до сих пор не сумела этого сделать.

Если необходимость может стать матерью изобретений, то беспрецедентное отставание в бумажных налоговых декларациях, возникшее из-за пандемии COVID-19, должно побудить IRS принять немедленные меры по автоматизации обработки бумажных налоговых деклараций – не через два или три года, а начиная с предстоящих сезон подачи документов. От этого зависит своевременная выплата налоговых возмещений миллионам налогоплательщиков.