Мой недавний опыт кампуса в Канзас-Сити (часть первая)

Опубликовано: 1 ноября 2022 | Последнее обновление: 9 февраля 2024 г.

Мой недавний опыт работы в кампусе Канзас-Сити (часть первая)

Прослушать статью

Ранее в этом месяце я провел неделю в кампусе IRS в Канзас-Сити, помогая сотрудникам кампуса и резервным группам обрабатывать невыполненную работу по инвентаризации IRS. Руководителям Налогового управления США было предложено сделать это, отчасти для того, чтобы помочь в выполнении важной работы, отчасти для того, чтобы поддержать наших сотрудников, которые неустанно работали последние два года, а отчасти для того, чтобы лучше понять проблемы обработки документов, с которыми сталкивается Налоговое управление США, и их проблемы. воздействие на все агентство. Это был поучительный опыт.

В мои обязанности как национального адвоката налогоплательщиков входит выявление серьезных проблем, с которыми сталкиваются налогоплательщики, и выработка рекомендаций по их решению. В течение последних двух сезонов подачи заявок я сосредоточился на проблемах, с которыми налогоплательщики и налоговые специалисты столкнулись в связи с неадекватным телефонным обслуживанием, задержками с обработкой бумажных оригиналов и исправленных деклараций, задержками с приостановлением подачи электронных деклараций из-за различных проблем, задержками с корреспонденцией, и ошибочные или устаревшие уведомления, и я предоставил рекомендации по решению этих проблем. Я неоднократно заявлял, что бумага — это криптонит IRS, и агентство похоронено в ней. Кампус Канзас-Сити олицетворяет это выражение.

В течение прошлого года IRS предприняло несколько шагов по сокращению невыполненных запасов, включая найм дополнительных сотрудников, перевод сотрудников с других функций для оказания помощи в обработке заявок и управлении счетами, а также привлечение внешних консультантов. Поскольку большая часть бумажных документов не сканируется на компьютеры, сотрудники вручную обрабатывают возвраты и корреспонденцию, вручную набирая цифры из каждого документа в системы IRS, цифра за цифрой, и вручную перемещая возвраты через весь процесс от получения до хранения. Налогоплательщики и сотрудники застряли в этом временном разрыве из-за недостаточного финансирования и нехватки кадров.

В начале пандемии и в разгар сезона подачи заявок 2020 года комиссар закрыл офисы и кампусы IRS ради здоровья и безопасности сотрудников. В июне 2020 года сотрудников нашего кампуса снова вызвали в здание, чтобы возобновить работу по обработке налоговых деклараций за сезон 2020 года (налоговые декларации за 2019 год). Во время закрытия учреждений миллионы возвратов и корреспонденции продолжали отправляться по почте в IRS, доставляться Почтовой службой США и накапливаться в контейнерах за пределами зданий кампуса. По возвращении в здание руководство и сотрудники столкнулись со многими логистическими проблемами, поскольку неопределенность ситуации с COVID-19 требовала социального дистанцирования и соблюдения других политик, предписанных Центрами по контролю и профилактике заболеваний.

Помимо проблем с невыполненными запасами, IRS было поручено реализовать многочисленные программы помощи налогоплательщикам, в том числе три раунда стимулирующих выплат и ежемесячную программу налоговых льгот на детей, которая требовала выдачи шестимесячных выплат десяткам миллионов семей. Эти обязательства по социальным выплатам создали дополнительную нагрузку на и без того ограниченные ресурсы. А в разгар сезона подачи заявок 2021 года Конгресс принял закон Исключение дохода в размере 10,200 XNUMX долларов США для некоторых налогоплательщиков, которые получали пособие по безработице в течение 2020 года. Исключение потребовало от IRS пересчитать налоговые обязательства по миллионам поданных и обработанных деклараций по индивидуальному подоходному налогу за 2020 год и выплатить возмещение. Налоговому управлению США потребовалось много месяцев, чтобы выполнить эти перерасчеты, что потребовало дублирующей работы для миллионов возвратов.

Чтобы понять, почему проблемы налогового администрирования, вызванные пандемией, сохраняются, важно помнить об этом. Но в этом блоге я хочу сосредоточиться на позитиве. Самый большой актив IRS — это ее сотрудники. Кампус Канзас-Сити является домом для обработки заявок и управления счетами, а также других функций IRS, включая службу защиты налогоплательщиков, проверку и сбор налогов. Кампус закончился 4,600 сотрудников и более 1.3 млн квадратный фут пространства.

Как национальный адвокат налогоплательщиков, я ранее посещал этот кампус, встречался с местным руководством, обсуждал проблемы и получал обновленную информацию. Но прошедшая неделя была другой. Вместе с несколькими моими коллегами из других бизнес-подразделений я имел честь работать бок о бок с сотрудниками нашего кампуса в почтовом отделении и получил другой взгляд на их работу и высокую оценку их работы. В течение последних двух недель другие коллеги работали в нескольких кампусах на других участках технологической линии.

Я не только воочию наблюдал, чем каждый день занимаются наши сотрудники почтового отделения, но также имел честь быть назначенным работать с клерками по обработке заявок из отряда 31106. Линейное руководство и клерки не знали о наших текущих должностях и предполагали, что нас перераспределили. сотрудники, закрепленные за своим подразделением; однако незадолго до отъезда мы посетили их очередное групповое собрание, представились и объяснили свою позицию. Я думаю, они были удивлены и высоко оценили наше участие в миссии.

Как вы можете себе представить, работа почтового отделения включает в себя прием и обработку почты, доставляемой Почтовой службой США и частными службами доставки. Количество поставок варьируется в течение года, а в пиковые периоды в прошлом году, Канзас-Сити получил более 25 млн кусочки почты включая обработку более 14.8 млн бумажные возвраты. В этом году, кампус получил более 24 млн кусочки почты и более 12 млн возвраты обработаны на сегодняшний день.

Трудно представить, с чем сталкиваются сотрудники IRS каждый день, не стоя посреди этого огромного пространства. Осматривая местность, вы видите бесконечные ряды тележек, наполненных бумагой. Эти тележки проходят все этапы обработки и расположены по всему зданию. Тележки перемещаются из почтового отделения к ручной обработке, пакетированию, кодированию и редактированию, ручной транскрипции (для построчного ввода в систему IRS), системе разрешения ошибок (ERS) и размещению локационного номера документа. Возвраты с ошибками снимаются с конвейера, выполняемого человеком, и направляются на дополнительную ручную работу. В конечном итоге все возвраты и корреспонденция переходят в конец процесса регистрации и хранения.

То, что кажется хаотичным беспорядком, на самом деле является высокоорганизованным процессом, который имеет смысл для сотрудников, но требует большого количества рук на протяжении всего процесса.

К сожалению, IRS десятилетиями использовала одну и ту же конвейерную линию для обработки налоговых деклараций и корреспонденции. Налоговые декларации и корреспонденция обрабатываются десятками сотрудников, прежде чем они доберутся до места назначения.

Почта поступает на док-станцию и сортируется машиной автоматизированной системы обработки почты сервисного центра, которая печатает дату получения на конверте, разрезает нижнюю часть конверта, чтобы открыть его, подсчитывает каждую сортировку и выполняет первоначальную сортировку по категориям. возврат и переписка.
Доставка почты и корреспонденции затем распределяется между несколькими канцелярскими группами для вскрытия, проставления даты, сортировки и просвечивания выброшенных конвертов, что является первым шагом в обработке бумаги, когда файлы переходят к группированию, кодированию и редактированию, транскрипции и ERS.
По пути сотрудники удаляют скрепки, расставляют бумаги по порядку, как того требует Руководство по внутренним доходам, а затем повторно скрепляют и сортируют их для обработки. При отсутствии проблем возвраты обрабатываются и выплачиваются возмещения.
Если в возврате возникает проблема, он извлекается из процесса и отправляется той функции, которая решает эту проблему. Например, если в декларации нет подписи, ее необходимо отправить обратно налогоплательщику; если возникнет проблема с классификацией субъекта, он будет переведен в подразделение субъекта; или, если есть математическая ошибка, может быть выдано уведомление, и налогоплательщики, как правило, ответят в письменной форме, пополнив кучу.

Это чрезмерное упрощение, поскольку существует множество дополнительных шагов, которые сотрудники выполняют, чтобы продвинуть возврат от доставки почты до момента его подачи.

Вместе с некоторыми моими коллегами меня направили в отделение извлечения почты. За время моего пребывания там я встретил много замечательных сотрудников.

Я хочу поблагодарить и выразить признательность сотрудникам кампуса и выразить им благодарность за тяжелую работу и долгие часы, которые они потратили за последние пару лет – не только в Канзас-Сити, но и во всех кампусах. Сезон подачи заявок с начала пандемии создал проблемы и задержки для налогоплательщиков и налоговых специалистов, но сотрудники IRS не несут ответственности за задержки. Отсутствие финансирования для адекватного персонала и современных технологий является основной причиной задержек и плохого обслуживания.

Даже во времена трудностей эти сотрудники сосредоточивались на одном – выполнении основной задачи IRS по обработке налоговых деклараций и выплате возмещений частным лицам, семьям и предприятиям. Эти сотрудники кампуса играют важную роль в миссии IRS и неустанно работают в трудных ситуациях.

Когда налогоплательщики получают прямой депозит или чек на возмещение по почте, я подозреваю, что большинство из них не осознают сложности обработки, необходимые для осуществления платежа, сколько сотрудников было задействовано на различных этапах процесса или влияние COVID-19. от способности наших сотрудников выполнять свою работу. Многие налогоплательщики знают только о том, что платеж просрочен или, что еще хуже, все еще находится в процессе. Многие не знают, что в течение последних нескольких лет сотрудникам кампуса не разрешался отпуск по несколько месяцев. Большую часть года требовалась сверхурочная работа. Но эти сотрудники выстояли. Каждый день сотрудники приходили в здание и сталкивались с высоким уровнем товарных запасов — горами бумаги, которые росли в течение года. Тележки с бумажными возвратами стояли вдоль коридоров по всему кампусу.

Представьте себе, что вы были клерком во время COVID-19 и каждое утро подходили к своему рабочему месту и видели бесконечные тележки с возвратами, выстроившиеся вдоль каждой стены здания, напоминая вам об этой сложной задаче. В этих тележках содержались доходы, затрагивающие отдельных лиц, семьи, предприятия, поместья и организации, освобожденные от налогов. Все ждали, когда их примут на работу, и многие требовали возмещения, в котором налогоплательщики остро нуждались для покрытия своих основных расходов на жизнь. У каждого налогоплательщика есть свои финансовые проблемы, и сотрудники знают, что задержки в обработке влияют на всех налогоплательщиков. Тележки с товарами не только стояли вдоль коридоров, но и заполнили конференц-залы и залы для тренировок. Некоторые кампусы даже использовали столовую, чтобы справиться с переполненными возвращающимися тележками. Эти тележки символизировали нуждающихся людей. Кампус Канзас-Сити развивается, и груды стали меньше. Но миллионы налогоплательщиков все еще ждут возмещения.

Но оформление возврата или оформление возврата – это только первая часть. В этом процессе необходимо выполнить множество дополнительных шагов. В конце процесса сотрудники кампуса систематизируют и маркируют обработанные возвраты и отправляют их на хранение в Федеральный центр документации. Однако с началом пандемии сотрудники IRS столкнулись с еще одной логистической сложностью. Федеральный центр документации был закрыт и не принимал декларации или корреспонденцию для подачи. Таким образом, сотрудникам и местному руководству не только приходилось иметь дело с большим объемом необработанных возвратов на стороне клиента, но они также столкнулись с проблемой, где хранить обработанные возвраты. Они снова заполнили тележки и шкафы декларациями по всему зданию, и многие из обработанных деклараций снова оказались в контейнерах на парковках.

Ежегодный сезон подачи деклараций — это масштабное процедурное мероприятие, которое необходимо модернизировать и автоматизировать, чтобы улучшить обслуживание налогоплательщиков и улучшить условия труда наших сотрудников.

Оставайтесь с нами Часть вторая, знакомя вас с замечательными сотрудниками IRS, которых я встретил в Канзас-Сити.

Прочтите предыдущие блоги NTA

Мнения, выраженные в этом блоге, принадлежат исключительно Национальному адвокату налогоплательщиков. Национальный адвокат налогоплательщиков представляет независимую точку зрения налогоплательщиков, которая не обязательно отражает позицию IRS, Министерства финансов или Управления управления и бюджета.

Подпишитесь на блог НТА